La collecte de pièces justificatives en mission de commissariat aux comptes ne devrait pas être une épreuve. Même pour les cabinets les mieux organisés, le processus peut s'avérer relativement artisanal, c'est pour cela que nous avons pensé e-Recup.
Pourquoi la collecte de justificatifs est-elle aujourd'hui un problème structurel pour les CAC ?
Les limites du circuit par email
Beaucoup d'échanges de justificatifs s'effectuent par mail. En pratique, cela pose une question de sécurité, de traçabilité, d'organisation et d'exhaustivité.
- Est-ce que je dispose de toutes les pièces nécessaires ? Ces pièces sont-elles conformes ? En cas d'échanges multiples, comment m'assurer de bien retrouver "la bonne version" du justificatif ?
- Toutes mes demandes de justificatifs ont-elles bien été comprises et considérées ? Quels justificatifs me manquent-il à date ?
- Dans le cas d'un contrôle ou d'un litige, comment puis-je apporter la preuve et la chronologie de l'ensemble des échanges ?
C'est bien simple : l'email ne vous donne pas de vision globale à la façon d'un tableau de bord. Il devient alors inutilement complexe de démontrer que la pièce demandée le 14 mars à 12h22, reçue le 17 mars dans une version erronée, puis remplacée le 20 mars, est correcte et bien réceptionnée.
Le problème du "qu'est-ce qui manque encore ?"
S'il convient d'évaluer votre confort en tant que CAC, du côté client, l'expérience constitue également une complexité administrative : quelles pièces envoyer, sous quelles échéances, et ce qu'il reste à transmettre.
La réponse implique généralement de :
- Retrouver la liste initiale des demandes (souvent un fichier Excel ou un email)
- Croiser avec ce qui est dans la boîte mail ou sur le serveur partagé
- Relancer manuellement, clarifier les demandes, etc.
Ce travail de réconciliation n'apporte aucune valeur ajoutée. Il consomme du temps facturable et génère de la frustration des deux côtés.
Les quatre principes d'une collecte de justificatifs bien organisée
1. Centraliser toutes les demandes dans un espace unique
La première règle est d'éviter la dispersion. Toutes les demandes de pièces — factures fournisseurs, contrats, relevés bancaires, procès-verbaux d'assemblée, etc. — doivent être regroupées dans un espace accessible par le client et le cabinet. Cet espace doit permettre au client de déposer ses documents sans avoir à envoyer d'email, et au CAC de voir en temps réel l'état d'avancement.
2. Associer chaque document à un statut clair
Une pièce collectée peut se trouver dans l'un des états suivants :
Avec ces statuts, le CAC pilote sa mission comme un chef de projet.
3. Automatiser les relances
Une pièce manquante depuis cinq jours devrait déclencher une relance automatique vers le bon interlocuteur chez le client, sans que le collaborateur du cabinet ait à y penser. Les relances manuelles sont non seulement chronophages, mais elles créent aussi de la gêne relationnelle inutile.
4. Relier les demandes à la liste de travail
La plupart des CAC travaillent avec des feuilles de calcul : une liste de transactions à justifier, avec un montant, une date, un tiers. Aujourd'hui, passer de cette liste aux pièces correspondantes est un travail manuel : on cherche la facture, on vérifie le montant, on l'attache à la ligne concernée.
Grâce à notre partenaire IA Mistral, e-Recup intègre un moteur de reconnaissance et d'association. Le système analyse les documents dans les feuilles de travail pour rechercher le justificatif correspondant et le lier — sous réserve de votre validation.
Ce que change une plateforme dédiée comme e-Recup
e-Recup répond aux quatre principes décrits ci-dessus en proposant :
- Un espace de partage sécurisé entre le CAC et son client, avec un accès différencié par mission et par interlocuteur
- Un tableau de bord de complétude en temps réel : le CAC voit d'un coup d'œil les pièces reçues, validées, manquantes, et les relances en cours
- Un moteur IA propulsé par Mistral qui analyse et associe les justificatifs disponibles directement dans vos feuilles de travail, avec une intégration native dans DreamAudit et RevisAudit
- Une traçabilité complète de chaque échange : qui a déposé quoi, à quelle date, quelle version, avec quelle décision du CAC
Pour en savoir plus sur l'intégration avec RevisAudit, consultez notre article dédié.
Questions fréquentes des commissaires aux comptes
Combien de temps faut-il pour paramétrer un dossier client sur e-Recup ?
La mise en place d'un espace client prend moins de dix minutes. L'import de la liste de demandes peut se faire depuis un fichier Excel existant.
Le client doit-il installer un logiciel ?
Non. Le client accède à son espace via un lien sécurisé depuis son navigateur. Aucune installation n'est requise de son côté.
Comment fonctionne le matching OCR concrètement ?
Le collaborateur importe sa feuille de calcul dans e-Recup. Le système analyse les documents déposés par le client grâce à l'OCR et propose des associations automatiques basées sur les montants, les dates et les libellés. Le CAC valide, et les justificatifs sont automatiquement liés dans DreamAudit ou RevisAudit selon la solution utilisée.
Peut-on utiliser e-Recup pour plusieurs missions simultanément ?
Oui. La plateforme permet de gérer plusieurs dossiers clients en parallèle, avec des espaces isolés et des droits d'accès distincts par mission.
Qu'est-ce qui différencie e-Recup d'un simple espace de stockage partagé (SharePoint, Google Drive) ?
Un drive partagé permet de déposer des fichiers, mais n'offre ni statut de validation, ni relances automatiques, ni matching OCR, ni traçabilité structurée des échanges. e-Recup est conçu pour le workflow d'audit : chaque document est lié à une demande précise, et l'avancement est visible à tout moment.
Vous souhaitez voir la solution en action ? Prenez rendez-vous avec notre équipe pour une démo.