Principes
Dans votre fichier d’écritures
Lorsque votre fichier d’écritures contient des informations de tiers, celles-ci peuvent être présentées de différentes façons.
Cas n°1
Vous retrouvez sur une même ligne un numéro de compte de général et un numéro de compte de tiers. C’est généralement le cas dans les fichiers FEC.
Dans ce cas, votre logiciel considère que le numéro de compte de tiers est à centraliser dans le numéro de compte général.
Cas n°2
Vos numéros de comptes généraux et de compte de tiers se trouvent dans la même colonne (le plus souvent la colonne « compte général »).
Par défaut, votre logiciel ne déduit pas qu’une centralisation est à prévoir. Il est nécessaire de la paramétrer lors de l’import des écritures en activant l’option « Modifier les écritures à importer » et en complétant le tableau en bas de fenêtre.
Vous pourrez indiquer les racines de compte de tiers à centraliser et leurs comptes centralisateurs associés.
Si elles sont déjà présentes dans le tableau, il n’est pas utile de les renseigner à nouveau.
Si votre fichier comporte des numéros de compte de type 401X000 ou 411X000, vous pouvez regrouper l’ensemble des comptes sous les racines 401 et 411 et éviter ainsi de multiplier les lignes de centralisation.
Si vos comptes de tiers n’ont pas de racine commune permettant de les identifier en tant que Client ou Fournisseurs (ex. C ou D), il sera nécessaire de retraiter votre fichier avant import (voir ci-après).
Cas n°3
Les lignes sur lesquelles figurent un numéro de compte de tiers ne comportent pas de numéro de compte général.
Dans le logiciel
Vous accédez au détail de ces comptes :
- via l’option « balance auxiliaire » (voir fiche situation au xx/xx/xxxx ou fiche « balance » – étape 2)
- dans les feuilles de travail détail des comptes clients / fournisseurs
dans les outils « détail des écritures » et « extraire les racines de compte
Tous les comptes centralisés
Si après import des écritures, tous les comptes de la balance ou une grande majorité portent la mention !C et !D, cela signifie qu’une centralisation est pré-paramétrée dans votre fichier client (voir cas n°1).
Dans ce cas, il convient de retraiter votre fichier. Vous pouvez suivre la méthode ci-après.
Retraitement du fichier source
- Ouvrez votre fichier dans Excel (si c’est un format .txt, il vous suffit de le glisser dans une feuille Excel déjà ouverte ou d’utiliser la fonction « ouvrir » dans Excel en filtrant sur « tout type de documents ».
- Appliquez un filtre sur la ligne d’entête du fichier
- Dans la colonne des comptes de tiers, décochez les cellules vides.
Attention : les cellules contenant un 0 ou un espace seul ne sont pas à décocher. - Dans la colonne des comptes généraux, décochez les comptes sur lesquels vous souhaitez conserver une centralisation (401 et 411 le plus souvent
- Une fois ces deux filtres appliqués, sélectionnez le contenu de la colonne des numéros de compte de tiers et videz-la de son contenu en appuyant sur la touche suppr de votre clavier.
- Enregistrez votre fichier sous un autre nom et refaites votre import d’écritures dans le logiciel à partir du fichier retravaillé. Se reporter si nécessaire au 1.1 cas n°2 ci-avant
A la suite d’un réimport d’écriture
A l’issue de ce réimport, il est nécessaire d’actualiser votre Dossier de Révision pour que les nouveaux paramètres de centralisation puissent être pris en compte.
- Si vous n’avez pas commencé à travailler dans votre Dossier de Révision, recréez-le à partir de la fiche « import des écritures » via l’option « remplacer ».
- Si vous avez déjà commencé à travailler dans votre Dossier de Révision, actualisez vos feuilles de travail au cas par cas en suivant la méthode ci-après :
- Pour chaque tableau de votre feuille de travail (zone délimitée par 2 lignes grises), supprimez toutes les lignes sauf une (qui sera conservée).
- Cliquez ensuite sur l’icône dans la barre d’outils Excel pour relancer le calcul de la feuille.
Ne pas centraliser les comptes
Si vous ne souhaitez pas centraliser vos comptes de tiers, il est également possible de retraiter le fichier de votre client pour que les informations compte général et compte de tiers n’apparaissent pas sur la même ligne.
Pensez également à désactiver l’option de centralisation des comptes au moment de l’import des écritures dans le logiciel.
A noter toutefois :
- si vous supprimez le numéro de tiers dans votre fichier client, vous n’aurez plus accès à ce niveau de détails dans les fiches « balance auxiliaire » et les feuilles de travail détail des comptes clients / fournisseurs.
- si vous conservez le détail des numéros de tiers, en fonction du nombre de tiers non centralisés, l’ouverture de l’ensemble des feuilles de travail peut être fortement ralentie.
Trois lignes de compte sur 401 ou 411
Si dans votre logiciel, la fiche balance (ou vos feuilles de travail) présente trois lignes pour un même compte, assurez-vous que les comptes de tiers ont bien été traités de la même façon sur N et les exercices antérieurs repris en comparatif.
Sinon, retraitez-le ou les exercices pour un traitement des tiers.
Centralisation à reprendre sur N-X
Si vous constatez que des centralisations hors 401 et 411 n’ont pas été faites sur les exercices antérieurs repris en comparatif, vous pouvez retraiter les fichiers d’écritures correspondant et les réimporter en suivant l’Aide et Astuces « Aligner les longueurs de compte sur N-1 ».