La section risques liés au contrôle vous permet d’apprécier l’organisation interne du client à travers 6 outils que vous retrouvez pour chaque cycle : « descriptif de cycle« , « questionnaires » complets par assertion, « répartition des tâches« , « tests de procédure« , « cartographie applicative » et « cartographie des flux« . Les principales fonctions de l’entité contrôlée sont ainsi passées en revue.

Structure du dossier

Vous retrouvez la liste des validations en entrée de section, puis en sous-arborescence :

Une synthèse générale

Un organigramme (individuel ou collectif)

Une synthèse par cycle avec risque et assertion

Des outils pour mettre en œuvre une analyse du contrôle interne par cycle :

Synthèse Générale

La synthèse générale vous présentera d’une part, l’ensemble des commentaires remontés en synthèse depuis les travaux réalisés dans les cycles et d’autre part, les différents niveaux de risques évalués par cycle (faible, moyen, élevé), accompagnés d’une représentation graphique.

Une fois le dossier de contrôle interne complété, vous pouvez générer la note de synthèse du contrôle interne via le bouton dans le ruban d’entête.

Organigramme

Renseignez ici les personnes clés de l’entité contrôlée. 

Vous pouvez faire intervenir une personne au niveau de certains cycles seulement. Pour cela, cochez simplement, en face du contact, les cycles dans lesquels la personne interviendra. Si aucune case n’est cochée, la personne interviendra par défaut dans tous les cycles

Vous pouvez rajouter, pour chaque contact, un descriptif du poste et des fonctions et y joindre des documents.

 

Travailler dans un cycle

Synthèse de cycle

Voici la synthèse d’un cycle avec la liste des outils à disposition : descriptif de cycle, questionnaires complets par assertion, répartition des tâches et tests de procédure.

A droite, les commentaires que vous avez choisi de faire remonter en synthèse de cycle sont listés avec leur provenance (descriptif, questionnaires ou tests de procédures) et, le cas échéant, l’assertion à laquelle ils sont liés . Cochez la colonne « SG » pour faire remonter le commentaire sélectionné en synthèse générale du contrôle interne.

Déterminez le risque global du cycle, faible, moyen ou élevé en vous appuyant sur les éléments de synthèse de risques évalués dans les autres fiches du cycle /.

Le graphique de synthèse se remplit au prorata des réponses négatives formulées pour chaque assertion dans la fiche Questionnaires et non en fonction du risque évalué par assertion, repris juste au-dessus . Par exemple, dans la capture ci-dessus, aucune réponse négative n’a été renseignée sur l’assertion Classification (Cla.).

 

Descriptif de cycle

Le descriptif de cycle vous présente une trame avec des têtes de chapitre en gris et des zones de commentaires en blanc vous permettant de décrire les procédures internes.

Vous pouvez si besoin personnaliser cette trame en supprimant, ajoutant ou en modifiant des titres et/ou zones de commentaires grâce aux outils de l’entête.

Vous pouvez également joindre des documents ligne par ligne et si besoin, faire remonter les commentaires en synthèse du cycle et/ou en synthèse générale en cochant la case souhaitée.

 

Questionnaires par assertion

Le questionnaire permet d’apprécier les risques par assertion.

Celui-ci est préformaté, mais vous pouvez également le personnaliser en supprimant et ajoutant des questions .

Il est également possible de récupérer un questionnaire déjà personnalisé en utilisant le bouton « Réinitialiser la fiche ».

Pour compléter votre questionnaire, choisissez une réponse dans la liste déroulante , vous pouvez ajouter un commentaire, le remonter ou non en synthèse du cycle et/ou en synthèse générale puis vous appréciez le niveau de risque par assertion .

 

Répartition des tâches

Le tableau de descriptif des postes ou « Répartition des tâches » permet de lister par cycle les fonctions de chacun des intervenants de l’organigramme

Il suffit alors de ventiler et de définir les fonctions de chaque intervenant afin de déterminer le niveau de risque lié à cette séparation des fonctions.

La colonne « fait auto » vous permet d’indiquer qu’une tâche est faite de façon automatique (logiciel ou autre dispositif informatique).

Cochez la colonne « non fait » si la tâche n’est pas faite.

Vous pouvez également entrer des commentaires et, si besoin, les remonter en synthèse de cycle ou en synthèse générale.

 

Tests de procédure

En bas à gauche, vous sont proposés différents points à contrôler pour vos tests. Il y aura autant de contrôles suggérés qu’il y aura de colonnes numérotées en partie haute.
Le bouton « Extraire » permet d’ouvrir l’assistant d’extraction des écritures et ainsi de remplir le tableau à partir du fichier d’écriture importé .

Pour chaque test, il convient de vérifier chaque point de contrôle, lorsque le contrôle est probant il faut cocher la case relative au point de contrôle , si ce n’est pas le cas il faut laisser la case vierge.

Une zone de commentaire est à votre disposition pour chaque test .

Pour remonter ces commentaires en synthèse, cochez « Cycle » ou « Générale » en dessous du champ « Commentaires sur les tests de procédure ».

 

Cartographie applicative

La cartographie applicative permet de lister les applications du client et leur répartition dans l’entreprise. Elle se gère à partir du cycle « Système d’information » (Étape 2, Risques liés au contrôle).

Utilisez le tableau pour renseigner les informations principales de chaque application et la zone située en bas de page  pour apporter plus de précisions.

L’encart « commentaire » en bas de page, et la colonne « Niveau de risque » du tableau principal vous permettent de définir et qualifier le niveau de risque.

 

Cartographie des flux

La cartographie des flux est accessible et modifiable sur chaque cycle de la section « Risques liés au contrôle » (Étape 2).

Cette fiche est structurée en 5 parties :

 

L’entête de la cartographie vous propose 5 onglets sur lesquels vous pourrez créer des cartographies différentes pour votre cycle.
Une barre d’outils dans laquelle vous pourrez :
donner un titre à votre cartographie
annuler ou reproduire une action que vous venez de faire
copier, coller ou supprimer des éléments de la cartographie
zoomer / dézoomer
Afficher / masque la zone de gestion du fond d’écran
Une bibliothèque de formes qui vous permettra d’utiliser des formes standard, des images issues de votre banque d’images ou que vous avez utilisées sur les fiches de cartographie des applications et organigramme.
Une zone d’édition dédiée à la création de votre cartographie.
Une zone dédiée à l’import d’un fond de type image (poids maximum 3Mo) et à la mise en forme de vos éléments graphiques (couleurs, libellés, et dimensions des formes, images et liens de la cartographie).
Un tableau permettant de qualifier les relations représentées dans votre cartographie dont le fonctionnement reste identique à celui de la version précédente.

 

Créer des liens

Qualifier les relations de la cartographie

Complétez le tableau en bas de page pour apporter plus de détails sur la nature de relations représentées par la cartographie

ÉCHANGE DE DONNÉES
Nom interface Nom de l’outil utilisé
Mode Manuel ou automatique
Application source D’où part le flux (application d ‘origine de la donnée)

Les utilisateurs ont la possibilité de récupérer les noms déjà renseignés dans le tableau ou dans celui de la fiche liée au cycle « Système d’information ».
Application alimentée Où va le flux (point d’arrivée de la donnée)

Les utilisateurs ont la possibilité de récupérer les noms déjà renseignés dans le tableau ou dans celui de la fiche liée au cycle « Système d’information ».
Nature du flux Type de données transmises (ex. quantités, données comptables de vente, factures de ventes, factures d’achat, mouvements de stock, etc.)
Fréquence Indiquer à quelle fréquence les échanges de flux ont lieu

 

CONTRÔLE DU TRAITEMENT
Etat de contrôle Nom du fichier de contrôle s’il en existe un (pièce hors application permettant de matérialiser le contrôle).
Type de contrôle Préciser s’il s’agit d’un contrôle standard proposé par l’application source ou développés pour un besoin spécifique.
Mode contrôle Manuel ou automatique
Fréquence contrôle Indiquer à quelle fréquence les contrôles sont effectués

 

OUTILS D’ÉVALUATION

Commentaire Saisissez vos commentaires.
Synthèse Remontez vos commentaires en synthèse générale ou synthèse de cycle.
Niveau de risque Evaluer le niveau de risque. Celui-ci est matérialisé par un code couleur répliqué sur les liaisons de votre cartographie.
  Lier une pièce jointe à la ligne
Supprimer Supprimer la ligne du tableau

 

Retour à la synthèse générale

Une fois le travail sur vos cycles terminé, retournez sur la synthèse générale (entrée de section) pour générer la note de synthèse du contrôle interne via le bouton :

 

Suivi des missions intérimaires

Le contrôle interne fait partie des éléments pluriannuels. Il est donc possible de se concentrer sur un cycle une année et d’en approfondir un autre l’année suivante. Seul le niveau de risque doit être précisé chaque année.

Vous retrouvez dans le Dossier de Révision, cycle Général, une fiche dédiée au suivi des cycles traités dans les Risques liés au contrôle lors des missions intérimaires.