Si vous n’avez pas souscrit au service synchronisation, vous pouvez utiliser les fonctions de transfert et fusion de dossier présentes en page d’accueil du logiciel.
Vous pourrez ainsi transférer vos dossiers :
- Entre les différents postes et lecteurs de travail de votre installation (transfert et fusion) ;
- À destination d’ordinateurs externes à votre cabinet, équipés ou non de RevisAudit Premium ou Closing-Report.
Les différentes options de transfert et fusion vous permettent de gérer le travail à plusieurs au sein de votre cabinet et lorsque vous êtes en clientèle
Transfert de dossier
Pour les cabinets en réseau
Exporter un dossier du réseau vers le local
Exportez votre dossier du réseau vers le local lorsque vous allez devoir travailler sans possibilité d’accès à votre lecteur réseau (ex. si vous travaillez de chez vous ou en clientèle).
Pour récupérer un dossier sur votre lecteur de travail local, cliquez sur « Transférer » en page d’accueil du logiciel.
Dans la partie dossier « Dossier source« , sélectionnez le lecteur réseau (ici T:\).
Puis, sélectionnez votre dossier à transférer dans la liste. Cliquez ensuite sur valider.
Vous pouvez changer de dossier en cliquant sur « Rechercher »
.
Dans la partie « Dossier Destination« , sélectionnez le lecteur local (ici I:\).
A ce niveau il vous sera également indiqué si le dossier est présent sur la destination et quel est son statut.
Cliquez sur « Suivant » pour continuer.
A l’étape suivante, si une version du dossier existe déjà en local, deux choix sont proposés :
- Transférer le dossier en remplaçant celui existant dans la destination ;
- Sauvegarder le dossier présent puis le remplacer dans la destination.
Une option pour transférer un dossier en lecture seule est également disponible :
Transférer un dossier à un ou plusieurs autres collaborateurs
Dans ce cas, il s’agit d’organiser la récupération d’un dossier par les différents collaborateurs qui auront à travailler dessus.
Deux méthodes sont possibles selon votre mode d’organisation.
Méthode n°1 : le dossier est préparé sur le réseau avant le transfert
Les écritures sont importées et situations créées sur le réseau (au cabinet).
Dans ce cas, chaque collaborateur récupère le dossier sur son lecteur de travail local avant de quitter le cabinet (voir « exporter un dossier du réseau vers le local » ci‑avant).
Méthode n°2 : le dossier est récupéré par le chef de mission qui le prépare sur son local avant transmission aux autres collaborateurs
Le chef de mission (ou le collaborateur qui prépare le dossier) récupère le dossier sur son local.
Les écritures sont importées et situations créées sur le local du chef de mission qui prépare éventuellement le programme de travail (voir étape 3).
Il exporte ensuite le dossier vers une clé USB en utilisant l’assistant de transfert en page d’accueil du logiciel (source : lecteur local, destination : clé USB ou .zip).
Les autres collaborateurs récupèrent le dossier via les fonctions de transfert (source : clé USB ou .zip, destinations : lecteur local).
Si le chef de mission le souhaite, il est également possible de transférer les données générales du logiciel (collaborateurs, cabinets etc.) en cochant l’option « Importation de local à local » dans la fenêtre d’ouverture de l’assistant de transfert.
A l’étape suivante, il sélectionne les éléments du dossier qu’il souhaite transférer puis clique sur « Lancer le transfert » pour lancer l’export vers USB ou .zip.
Pour les cabinets en monoposte
Pour les cabinets en monoposte, commencez par identifier le poste où se trouve le dossier maître (celui qui regroupera les travaux de tous les collaborateurs). Vous pouvez par exemple assigner un poste à la centralisation de tous les dossiers maîtres.
Référez-vous à la procédure donnée ci‑avant : « exporter un dossier du réseau vers le local ».
Fusion de dossiers
Fusionner un dossier vers un autre vous permet de regrouper les travaux de différents collaborateurs dans un seul et même dossier.
A noter que vous pouvez uniquement fusionner :
- un dossier élève vers le dossier maître ;
- un dossier élève vers un autre dossier élève.
Attention : seuls les éléments validés en tant qu’élève sont repris par la fusion.
Deux méthodes sont possibles selon votre mode d’organisation.
Méthode n°1 : chaque collaborateur fusionne de son local vers le réseau
Dans ce cas, dans l’assistant de transfert, chaque élève renseigne les informations suivantes :
- source : lecteur local
- destination : lecteur réseau
Suivez ensuite les indications de l’assistant jusqu’à la fin du transfert. En cas de conflits, vous reporter au chapitre Gestion des conflits, p. 213.
Méthode n°2 : un collaborateur centralise tous les travaux puis fusionne de son local vers le réseau
Les collaborateurs exportent leur dossier vers une clé USB et la transmettent à leur chef de mission (ou au collaborateur qui doit s’occuper de fusionner avec le réseau).
Le chef de mission fusionne les dossiers des collaborateurs (statut élève) avec le sien (également élève), puis fusionne son dossier avec le dossier du réseau.
Si la situation a été créée durant la mission, l’assistant de transfert vous demandera si elle doit être recréée sur le réseau également.
Étape 1 : export des travaux vers clé USB ou .zip
Le collaborateur 1 exporte son dossier élève vers une clé USB pour le transmettre au Chef de Mission. Il renseigne les informations suivantes dans l’assistant de transfert :
- source : lecteur local
- destination : .zip ou lecteur clé USB
- suivre l’assistant jusqu’à la fin du transfert
Les autres collaborateurs procèdent de même.
Étape 2 : fusion entre élèves
Le chef de mission fusionne chaque export fait sur la clé USB avec son dossier. Il renseigne les informations suivantes dans l’assistant de transfert :
- source : .zip ou lecteur clé USB
- destination : lecteur local
- suivre l’assistant jusqu’à la fin du transfert
Étape 3 : fusion de l’ensemble des travaux vers le dossier maître
Suite à la fusion des travaux avec le dossier du chef de mission (lui aussi élève), l’ensemble des travaux réalisés hors cabinet est centralisé sur le poste du chef de mission.
Ne reste plus qu’à fusionner ces travaux avec le dossier du réseau. Le chef de mission renseigne les informations suivantes dans l’assistant de transfert :
- source : lecteur local
- destination : .lecteur réseau
- suivre l’assistant jusqu’à la fin du transfert
Attention : seuls les éléments validés en tant qu’élève sont repris par la fusion
Gestion des Conflits
Si aucun élément n’est en conflit, la fusion se termine normalement.
En cas de conflits, c’est-à-dire si un même élément a été modifié dans la source et dans la destination depuis la date de référence (à savoir la date/heure d’export du dossier en mode élève), une série de fenêtre permettant de gérer les conflits s’ouvriront successivement.
Une fois la fusion terminée, contrôlez votre dossier sur le lecteur de destination.
Traitement des conflits
Principe de la gestion des conflits
A l’ouverture, l’assistant de gestion des conflits récapitule la méthodologie de traitement des différents types de conflit.
Conflits sur les fiches du DP ou du Contrôle Interne
Tous les éléments du DP et du Contrôle Interne (les historiques) sont fusionnés.
En cas de conflit, vous pouvez déterminer quel enregistrement sera affiché comme historique le plus récent. Pour cela, cochez pour chaque élément « Priorité à ».
Conflits sur les éléments liés à l’évaluation du RAS
Les conflits sur les éléments liés à l’évaluation du RAS sont affichés avec les informations relatives aux validations effectuées dans la source et la destination.
Ces informations vous aident à déterminer quel élément est à conserver.
Si vous souhaitez conserver les éléments issus du dossier source, cochez « Remplacer dans la Destination« .
Conflits sur les éléments liés à l’évaluation du RAS
Les conflits sur les éléments liés à l’évaluation du RAS sont affichés avec les informations relatives aux validations effectuées dans la source et la destination.
Ces informations vous aident à déterminer quel élément est à conserver.
Si vous souhaitez conserver les éléments issus du dossier source, cochez « Remplacer dans la Destination« .
Conflits sur les éléments liés à l’évaluation du RAS
Les conflits sur les éléments liés à l’évaluation du RAS sont affichés avec les informations relatives aux validations effectuées dans la source et la destination.
Ces informations vous aident à déterminer quel élément est à conserver.
Si vous souhaitez conserver les éléments issus du dossier source, cochez « Remplacer dans la Destination« .
Conflits dans les États financiers ou le DR
Les conflits sur les feuilles de travail (États financiers et/ou DR) sont traités sur le même principe.
Si vous souhaitez conserver les éléments issus du dossier source, cochez « Remplacer dans la Destination« .
Conflits sur les pièces jointes
La modification ou le déplacement d’une pièce jointe présente dans le dossier source et le dossier destinataire déclenche aussi un conflit.
L’assistant vous permet de prendre en compte ou non ces changements dans le dossier de destination.
Si une même pièce jointe est rattachée à la même fiche dans la source et la destination, cette dernière sera alors fusionnée vers la destination et renommée « noFUS_XX_Nomdelapiècejointe.XX».
Gestion des suppressions et déplacements
Tous les éléments supprimés dans le dossier source sont identifiés.
L’assistant vous permet d’appliquer ou non ces suppressions au dossier destinataire.
Cochez « Supprimer dans la Destination« , si vous choisissez de les appliquer au dossier destinataire.
Relancer une fusion
Il est possible de re-fusionner un dossier afin de :
- retraiter tous les éléments qui auraient été exclus lors de la fusion précédente ;
- retraiter la gestion des conflits si les éléments conservés ou remplacés lors de la première fusion ne conviennent pas.
Pour cela, reprenez la même procédure que pour la première fusion.
L’assistant de transfert détecte qu’une fusion a déjà été effectuée et propose de re-fusionner le dossier :
Cliquez sur « Oui » pour continuer.
Une date de référence est proposée par défaut. Elle correspond à la date de transfert du dossier du maître vers l’élève (ou de l’élève vers l’autre élève). Cette date peut être modifiée si l’on souhaite récupérer des éléments à partir d’une date antérieure.
Cliquez sur « Oui » pour continuer.
Une date de référence est proposée par défaut. Elle correspond à la date de transfert du dossier du maître vers l’élève (ou de l’élève vers l’autre élève). Cette date peut être modifiée si l’on souhaite récupérer des éléments à partir d’une date antérieure
La fusion se poursuit selon les étapes présentées ci-avant.
A la fin de la fusion, un message indique le bon déroulement de celle-ci
